Если речь идет о разработке любого здания или сооружения — их успех во многом зависит от того, насколько гладко выполняется проект от начала до конца. В то время как найм опытной команды для управления проектами является обязательным, вам также понадобится специальная проектная документация, чтобы ваши идеи всегда реализовывались успешно.
.jpg)
Поначалу вам может показаться, что написание проектной документации — это дополнительная нагрузка, особенно если у вас уже есть отличная команда для работы над проектами. Однако проектная документация может помочь вам во многом: от сокращения бумажной работы и обеспечения согласованности ваших работников до выявления пробелов в проекте и отслеживания его прогресса.
Что такое проектная документация?
Документация по проекту — это онлайн-документ, содержащий ключевые детали проекта, достигнутые вехи, достигнутые цели, внесенные изменения и многое другое. Этот документ выступает в качестве централизованного справочного центра, где команды могут быстро найти информацию, необходимую для выполнения определенных задач, отслеживания прогресса или проверки последних обновлений.
Собрав всю информацию о проекте в одном месте, эта документация вносит ясность в процесс управления проектом и помогает командам оставаться на одной волне. Такой подход предотвращает путаницу, а также улучшает слаженность команды и производительность.
.jpg)
Почему проектная документация необходима?
Знаете, почему проекты терпят неудачу? Тому есть несколько причин. Существует много факторов, вызывающие задержки и неудачи проекта: от неточности в сборе требований до внезапного изменения целей проекта. Хорошо написанная и структурированная проектная документация позволяет избежать большинства этих проблем. Являясь централизованным пространством, в котором четко указаны все детали проекта, проектная документация гарантирует, что каждый член команды будет осведомлен о целях, разработках, видении и объеме проекта.
Команды всегда имеют в своем распоряжении нужную и самую актуальную информацию, что помогает им эффективно выполнять задачи. Они также могут документировать свои знания для дальнейшего использования.
Преимущества проектной документации
Давайте подробно рассмотрим некоторые из основных преимуществ проектной документации:
1. Уменьшает путаницу
Часто участникам проекта не хватает ясности в отношении целей проекта, требований клиентов, ожиданий заинтересованных сторон, этапов проекта и т. д. В проектной документации подробно объясняется вся необходимая информация о будущем здании. Это практически не оставляет места для путаницы, и команды могут выполнять свои проектные обязанности без каких-либо проблем.
2. Увеличивает прозрачность
Для участников проекта естественно сбиваться с пути во время работы над проектами. Возможны несоответствия в темпе и качестве выполнения задач. С проектной документацией команды имеют четкое представление о том, что сделано и что еще предстоит сделать. Такая прозрачность помогает вовремя наращивать усилия, обеспечивая своевременную реализацию проекта.
3. Улучшает подотчетность
Предположения, неверные толкования и игры с обвинениями в управлении проектами влияют на общую производительность команды. С проектной документацией члены команды имеют полную ясность в отношении своих ролей и обязанностей, масштабов проекта, целей, планов и т. д.
4. Отслеживание проекта
Для менеджеров проектов естественно терять из виду, как продвигается проект, выполняя повседневные задачи. Проектная документация содержит исчерпывающую информацию о ходе проекта, сроках, рабочей нагрузке команды. Это позволяет менеджерам легко оценить, что сработало хорошо, а что нет, по завершении проекта.
5. Определение рисков
Риски являются частью управления проектами, поэтому ваша команда должна быть хорошо подготовлена к тому, чтобы справиться с ними. Подробный проектный документ описывает не только объем проекта, план и цели, но также потенциальные риски и пути их решения. С этим документом у вас будет четкое представление о том, каких рисков ожидать и как их снизить.
Если вам нужна помощь в составлении проектной документации для будущего здания, мы будем рады помочь справиться с этим.
